Getting Things Done (GTD) is een methode voor het efficiënt organiseren van je werk (doel 18). In mijn optiek de beste methode, omdat GTD ervoor zorgt dat je nooit meer met losse eindjes komt te zitten. Je hoofd is hierdoor leeg en dat zijn minder zorgen en dus minder kans op stress. Op Stepcase Lifehack las ik een oefening die je kunt gebruiken wanneer je begint met het opzetten van de GTD-systematiek: de Braindump. De opdracht is: pak een paar lege vellen papier en schrijf alles op waar je mee bezig bent en wat je zou moeten doen. Niet alleen gerelateerd aan je werk, maar ook boodschappen, hobbies, vrienden, enzovoort. Kans is groot dat er een lijst ontstaat met meer dan 300 items. Allemaal zaken die je in je hoofd hebt zitten en die dus in potentie zorgen kunnen opleveren. Het mooie van opschrijven is dat je het van je af hebt gezet. Wanneer je nu de informatie verder verwerkt in de GTD-systematiek zorg je ervoor dat je met de taken aan de slag kunt op een moment dat jou dat het beste uitkomt. Tot die tijd hoef je er dus niet meer over na te denken. En dat zijn dus 300 zorgen minder.
Jan
06
Posted by : | On : 06/01/2012
Dec
19
Posted by : | On : 19/12/2011
Op Twitter schrijf ik vooral korte berichtjes over mijn werk en aanvullingen op deze weblog. Vandaar dat ik blij verrast was dat door middel van Twitdo, Twitter nu ook te gebruiken is als takenlijst. Hoewel ik Twitter niet de meest ideale plek vind om taken bij te houden, is Twitdo zeker een leuk bedachte productiviteits-tool (doel 18). Persoonlijk hou ik mijn takenlijst graag gescheiden van andere zaken. Zo blijft het overzichtelijk. Wat dat betreft zweer ik nog steeds bij Wunderlist als de meest ideale task-manager. Het gebruik van Twitdo is echter zeer eenvoudig. Door aan je twitterbericht de hashtag #todo toe te voegen zet je iets op je lijst. Je overzicht van taken is vervolgens te verkrijgen via http://www.twitdo.com/yourusername. Met #done gevolgd door een herkenbaar woord uit de taak, geef je aan de taak volbracht te hebben. Simpel, en leuk bedacht. Mijn eigen twitter tedoenlijst is te bekijken op: http://www.twitdo.com/tedoenlijst
Nov
08
Posted by : | On : 08/11/2011
‘De tour win je in bed’. Deze uitspraak komt van de winnaar van de Tour de France uit 1980: Joop Zoetemelk. Met andere woorden: neem voldoende rust en je presteert beter (doel 18). Zelf pleit ik ervoor om rustmomenten gedurende de werkdag zoveel mogelijk structureel in te bouwen. Bijvoorbeeld met de Pomodoro Techniek. Deze methode maakt gebruik van korte intervallen en korte pauzes: om de 25 minuten circa 5 minuten rust. Het idee hierachter is dat je je taken behapbaar maakt en dat je gedurende de dag vaker het gevoel hebt dat je iets bereikt hebt. Geen keukenwekker bij de hand? Maak dan gebruik van deze online versie. En wat doe jij tijdens je pauzes: kopje thee? praatje maken met collega’s? Of toch liever helemaal niets.
Sep
16
Posted by : | On : 16/09/2011
Wie efficiënt wil werken (doel 18) kan niet om een task-manager heen. Overigens is er niks mis met het gebruik van pen en papier voor het bijhouden van je taken. Maar er zijn ook digitale varianten beschikbaar. Een vaak gebruikte task-manager is bijvoorbeeld Google Tasks. Vooral populair onder gebruikers van Gmail en Google Calender. Remember The Milk (RTM) wordt alom geprezen. Voor het gebruik van de handige features zul je bij RTM echter wel moeten betalen. Eisen die ik persoonlijk stel aan een task-manager zijn: overzichtelijke lay-out, beschikbaar via zowel telefoon, web als desktop, de mogelijkheid om taken te categoriseren, en het instellen van herinneringen. En als ‘ie dan ook nog gratis is, zou het natuurlijk fantastisch zijn. Wat dat betreft gooit Wunderlist wat mij betreft de hoogste ogen.
Jul
11
Posted by : | On : 11/07/2011
Wat ik erg lastig vind aan het werken aan doelen is om mijn aandacht erbij te houden. Ik loop regelmatig rond met de grootste plannen, ga dan een tijdje voortvarend aan de slag, maar dan komt toch ineens de klad erin. Ik raak afgeleid omdat andere zaken mijn aandacht opslokken. Of nog erger: ik strand in niks doen. Hoe komt dat toch?
Wat ik vaak lees is dat een veel voorkomende oorzaak kan zijn dat het lastig is om beslissingen te nemen omtrent de ingeslagen weg, of dat er angst voor teleurstellingen meespeelt. Werken aan goede doelstellingen betekent immers werken aan verandering. En dat kan uiteraard een overweldigend gevoel met zich meebrengen.
Het goede nieuws is: er is een oplossing. Vooral door je te focussen op je werkzaamheden kun je jezelf bij de les houden. Hierbij zeven aandachtspunten.
1. Formulier heldere doelstellingen
Bijvoorbeeld met zaken die je bereikt wilt hebben over een, drie en vijf jaar. Hou het zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld door jezelf af te vragen welk zichtbaar resultaat je daadwerkelijk gaat opleveren.
2. Maak een strakke planning
In je planning geef je aan in welke volgorde en in welke tijdspanne je tussenresultaten wilt opleveren. Je kunt er naar streven om je einddoel in zo klein mogelijke deelresultaten op te splitsen, zodat er gemakkelijk behapbare actiepunten ontstaan.
3. Maak een dagindeling
Bepaal vooraf welke zaken je gedurende de dag wilt volbrengen. Probeer ’s avonds al een overzichtje klaar te hebben, zodat de zaken uit je hoofd zijn. Dit komt ook je nachtrust te goede.
4. Geef ook onbelangrijke zaken een plek
Het gaat bij je planning niet alleen om het werken aan de zaken die er voor jou toe doen. Geef ook de dagelijkse boodschappen moeten een plek krijgen in je werkschema, zodat je ongestoord daarna aan de slag kunt.
5. Maak verschillende tedoenlijsten
Om de zaken goed te ordenen kun je verschillende tedoenlijsten maken. Bijvoorbeeld:
- Einddoelen
De lijst met einddoelen bevat een paar motiverende doelstellingen die jou motiveren om aan de slag te gaan. Pak deze lijst er regelmatig bij om jezelf te herinneren aan waar je het ook alweer allemaal voor doet.
- Actiepunten
De lijst met actiepunten bevat je eerstvolgende handelingen.
- Huishoudelijk doelen
Je huishoudelijke lijst bevat zaken waar je doorgaans minder zin in hebt, maar toch moeten gebeuren.
6. Rust
Wees niet te streng voor jezelf. Het is prima om af en toe een moment van minder motivatie te hebben. Zet dan even wat zaken opzij en ruim tijd in om bij te komen. Trakteer jezelf zo nu en dan op een etentje, wat goede muziek, een wandeling of een film.
7. Blijf scherp
Hou jezelf scherp door jezelf eraan te herinneren waar je het precies voor doet. Formulier daarom doelstellingen die een bepaalde betekenis voor jou genereren. Werken aan zinvolle doelen is wat het leven interessant maakt.
Apr
06
Posted by : | On : 06/04/2011
Kiezen is lastig als je te maken hebt met een overvloed aan mogelijkheden en informatie. Eerder schreef ik al hoe je het beste kunt handelen als je toch een keuze moet maken. Ook Lifehacks kunnen hierbij helpen. Een Lifehack is een hulpmiddel om ordening aan te brengen in een overvloed aan informatie. Een goed voorbeeld is een planningssysteem als Getting Things Done (doel 18). De Amerikaanse site Lifehacker.com produceert dagelijks circa dertig, voornamelijk ICT-gerelateerde, lifehacks. Het Nederlandse broertje Lifehacking.nl stelt nu een gratis pdf beschikbaar met 175 zeer toegankelijk voorbeelden van lifehacks. Sommigen leuk maar onbruikbaar, anderen toepasbaar in verschillende situaties. Een aanrader voor iedereen die efficiënter wil werken.
Feb
25
Posted by : | On : 25/02/2011
Het nieuwe werken betekent onder meer dat het niet uitmaakt wat de fysieke locatie van je werkplek is. Je hebt, ongeacht waar je zit, overal toegang tot je spullen. Google is met een mooie applicatie gekomen die dit ondersteund. Efficient werken was nog nooit zo gemakkelijk (doel 18). Door Google Cloud Connect te installeren op je computer kun je al je Microsoft Office bestanden synchroniseren met Google Docs. Op deze manier zet je je bestanden online in een veilige omgeving. Wil je thuis verder werken aan een spreadsheet, dan kan dat vanaf nu gemakkelijk. Daarnaast wordt het hiermee mogelijk om tegelijk met anderen, zoals je collega’s, te werken aan het zelfde bestand.
Feb
11
Posted by : | On : 11/02/2011
Op zoek naar goed advies over persoonlijke groei? Je zou naar de winkel kunnen gaan om een boek te kopen met oplossingen voor jouw probleem. Maar is dat wel helemaal nodig? Op internet zijn goede boeken te krijgen voor niks. Drie voorbeelden.
Encheiridion (Epictetus)
Encheiridion betekent letterlijk Handboekje. Het is afkomstig van filosoof Epictetus, die leefde in de eerste eeuw na Christus. Het bevat korte stukjes die, ondanks dat ze 2000 jaar oud zijn, zeer praktisch zijn. Rode draad in het boek is het onderscheid tussen zaken waar je wel invloed op hebt en zaken waar je geen invloed op hebt. beroemdste citaat: Niet de dingen zelf maken de mensen ongelukkig, maar hun denkbeelden erover. Klik hier voor het boek.
Think and Grow Rich (Napoleon Hill)
Succes is een keuze. Dit is de belangrijkste boodschap van het boek Think and Grow Rich van Napoleon Hill. Het draait hierbij allemaal om het richten van je focus op zaken die je wilt. Het boek uit 1960 is het resultaat van onderzoek naar de karakteristieken van succesvolle mensen. In dit boek is succes gelijk aan financiële rijkdom. Maar dit kan evengoed vervangen worden door andere vormen van succes. Klik hier voor het boek.
Zen To Done (Leo Babauta)
De meest succesvolle weblog over persoonlijke groei heet ZenHabits. Deze site gaat over het vinden van eenvoud in de dagelijkse hektiek van het leven. De boodschap van de site is dat je door het verwijderen van onbelangrijke zaken meer aandacht zult hebben voor dingen die er echt toe doen. De weblog wordt geschreven door de uit Guam afkomstige Leo Babauta. Door Time Magazine werd het onlangs verkozen tot beste blog van 2010. Het e-book Zen To Done gaat over het efficiënt organiseren van je werk. Klik hier voor een vertaling van het boek.
Sep
09
Posted by : | On : 09/09/2010
Efficiënt werken (doel #18) kan sinds kort ook gemakkelijk voor een gedeelte uitbesteed worden aan Google. Door het instellen van Priority mail op je Gmail-account selecteert Google mails die belangrijk zijn en zet deze bovenaan in je mailbox. Google gaat er bijvoorbeeld van uit dat emails waarop je in het verleden een reply hebt gestuurd, eerder je aandacht nodig hebben dan emails waarop je nooit een antwoord stuurt. Goed voor het uitflteren van bijvoorbeeld je Bacn. Alles gebeurt automatisch en instellingen zijn gemakkelijk te wijzigen.
Dec
08
Posted by : | On : 08/12/2009
Bij het uitvoeren van een taak moet je voldoende tijd tot je beschikking hebben. Te weinig tijd kan leiden tot stress. Te ruim in het tijd zitten is ook weer niet goed. Het beste is om je planning strak te houden. Je gaat hierdoor resultaatgerichter aan de slag. Dit wordt geïllustreerd door het Studentensyndroom en de wet van Parkinson.
Het Studentensyndroom
Te weinig tijd tot je beschikking hebben voor een taak levert spanning op. Veel mensen kennen dit wel wanneer ze een geplande taak uitstellen en er pas op het laatste moment aan beginnen. Deze wijze van werken wordt ook wel het Studentensyndroom genoemd.
De wet van Parkinson
De wet van Parkinson luidt als volgt. Een uit te voeren taak wordt groter om de beschikbare tijd op te vullen. Met andere worden: als je meer tijd tot je beschikking hebt om iets te doen, dan ben je geneigd deze tijd ook te nemen. Dit doe je door de opdracht die je hebt te vergroten. Geef jezelf daarom geen week voor iets dat je in een dag kunt doen.
Het is dus noodzakelijk om vooraf goed na te denken over de hoeveelheid tijd die je jezelf geeft. Zorg ervoor dat je planning net iets strakker is. Het resultaat hiervan is dat je je meer zult focussen in de tijd die je tot je beschikking hebt. Je doet je werk hierdoor efficiënter.
