Dec

08

Posted by : Harald de Jong | On : 08/12/2009

tijdBij het uitvoeren van een taak moet je voldoende tijd tot je beschikking hebben. Te weinig tijd kan leiden tot stress. Te ruim in het tijd zitten is ook weer niet goed. Het beste is om je planning strak te houden. Je gaat hierdoor resultaatgerichter aan de slag. Dit wordt geïllustreerd door het Studentensyndroom en de wet van Parkinson.

Het Studentensyndroom

Te weinig tijd tot je beschikking hebben voor een taak levert spanning op. Veel mensen kennen dit wel wanneer ze een geplande taak uitstellen en er pas op het laatste moment aan beginnen. Deze wijze van werken wordt ook wel het Studentensyndroom genoemd.

De wet van Parkinson

De wet van Parkinson luidt als volgt. Een uit te voeren taak wordt groter om de beschikbare tijd op te vullen. Met andere worden: als je meer tijd tot je beschikking hebt om iets te doen, dan ben je geneigd deze tijd ook te nemen. Dit doe je door de opdracht die je hebt te vergroten. Geef jezelf daarom geen week voor iets dat je in een dag kunt doen.

Het is dus noodzakelijk om vooraf goed na te denken over de hoeveelheid tijd die je jezelf geeft. Zorg ervoor dat je planning net iets strakker is. Het resultaat hiervan is dat je je meer zult focussen in de tijd die je tot je beschikking hebt. Je doet je werk hierdoor efficiënter.

Aug

03

Posted by : Harald de Jong | On : 03/08/2009

gtdPersoonlijk ben ik erg onder de indruk geraakt van de planningstechniek ‘Getting Things Done’ (GTD) (doel #18). GTD is een methode om mensen zonder stress te laten functioneren en presteren. Stress ontstaat volgens auteur David Allen wanneer de verplichtingen die je hebt zich alleen manifesteren als ideeën in je hoofd. Je zult daarom je plannen concreet moeten maken door middel van een systeem dat je vertrouwt. Op basis daarvan definieer je een actieplan. En tot slot zul je jezelf er op gezette tijden aan moeten herinneren wat je je hebt voorgenomen. Iedereen kan werken met GTD, zowel in werk als privé. Ook als ik kijk naar mijn eigen tedoenlijst zie ik dat er op basis van GTD nog veel te verbeteren valt.

Jun

11

Posted by : Harald de Jong | On : 11/06/2009

gtdMijn situatie is als volgt. Ik heb een voltijdbaan. Ik hou een weblog bij. En als onderdeel van dit weblog heb ik me voorgenomen allerlei dingen te doen. Alles bij elkaar kost me dit een hoop tijd. Om de zaken enigszins te structureren heb ik daarom besloten om me te verdiepen in “Getting Things Done“. Deze techniek is bedacht door David Allen met als doel om de zaken waar je aan werkt efficiënt te organiseren. Zowel in het werk als privé. Als doel #18 verschijnt derhalve op mijn lijst: Getting Things Done toepassen.

May

14

Posted by : Harald de Jong | On : 14/05/2009

druk-op-werk-300x200Het is belangrijk voldoende ontspanning te hebben op het werk. Op drukke dagen schiet dit er vaak bij in. Ontspanningstips die weinig tijd kosten kunnen helpen.

Het gevaar van een drukke werkdag is dat je je werk mee naar huis neemt. Thuis dreunen de zaken die je overdag hebt doorlopen nog na in je hoofd. En bij het naar bed gaan is het nog steeds niet stil.

Dit kun je voorkomen door al tijdens de werkdag te beginnen met ontspannen. Vooral op drukke werkdagen is het belangrijk hier aandacht aan te schenken. Hieronder staan 20 korte tips die je zou kunnen toepassen.

1. Plan de dag.

Zorg dat je van tevoren al weet waar je aan toe bent. Maak een planning en hou je eraan.

2. Doe een ding tegelijk.

Veel onrust ontstaat door verschillende dingen tegelijk te doen. Breng daarom een scheiding aan tussen je werkzaamheden.

3. Pas mini-meditaties toe.

Mini-meditaties maken je rustig, maar kosten niet zoveel tijd als gewone meditaties. Doe hiervoor het volgende: sluit je ogen, parkeer je gedachten, focus op 3 tot 5 ademhalingen en open je ogen daarna weer. Ga vervolgens verder met waar je mee bezig was.

4. Stop met klagen over je fouten.

Vermijd gedachten als: “waarom heb ik dat toch fout gedaan”. Iedereen maakt fouten. Focus je niet op het verleden of de toekomst. Wel op zaken waar je nu mee bezig bent.

5. Zet je e-mail uit.

Laat je niet voortdurend afleiden door binnenkomende mail. Check je e-mail op enkele gezette tijden.

6. Zwak de noodzaak van je werkzaamheden af.

Het is niet het einde van de wereld als je iets niet afkrijgt of als je een fout maakt. Er zijn belangrijkere zaken dan je werk.

7. Let op je houding.

Een verkeerde houding vreet energie. Zorg er gedurende de dag voor dat je rug recht is, je kin iets ingetrokken en je schouders laag en ontspannen.

8. Drink geen koffie.

Koffie en andere cafeïne-houdende producten zorgen voor spanning. Beperk het daarom tot een minimum.

9. Zorg vol voldoende beweging.

Ga gedurende de dag tenminste een keer wandelen. Doe ook een keer enkele rek- en strekoefeningen.

10. Adem via je buik.

Van een diepe ademhaling krijg je een rustig gevoel. Adem langzaam in door je neus en zorg dat je buik zich uitzet vanwege je ademhaling.

11. Ontspan je spieren.

Als je geconcentreerd werkt heb je de neiging je spieren te spannen. Wees hier alert op en ontspan af en toe je spieren.

12. Lach.

Door veel te lachen maak je niet alleen jezelf positiever. Ook je omgeving zal beter op je reageren.

13. Neem de tijd voor een goede maaltijd.

Eet tussen de middag een gezonde en voedzame maaltijd. Doe dit niet aan je bureau, maar ergens waar even geen werk is.

14. Wees flexibel.

Hou er rekening mee dat de dingen niet altijd lopen zoals je ze gepland hebt.

15. Kom te vroeg op afspraken.

Zorg ervoor dat je tenminste 10 minuten eerder aanwezig bent op afspraken.

16. Zeg nee.

Leer nee te zeggen tegen extra activiteiten. Iedereen heeft ontspanning nodig. Extra activiteiten hoeven dus zelfs niet ten koste te gaan van je rustmomenten.

17. Wees  optimistisch.

De meeste mensen hebben positieve intenties. Dit komt er niet altijd uit, maar de achterliggende motivatie van hun acties zijn vaak zo kwaad nog niet.

18. Schrijf je negatieve gedachten op.

Door negatieve gedachten op te schrijven maak je ruimte in je hoofd. Tevens creëer je voor jezelf de mogelijkheid om zaken tot later uit te stellen.

19. Leer delegeren.

Dingen die je niet noodzakelijkerwijs zelf hoeft te doen kun je altijd overlaten aan een ander. Maak afspraken met mensen die tijd over hebben om je te helpen.

20. Tel tot 100.

Als iemand iets vervelends doet, tel dan niet tot 10. Neem de tijd en tel tenminste tot 100.

Mar

15

Posted by : Harald de Jong | On : 15/03/2009

nietsRust nemen kost tijd. Daar tegenover staat dat het je productiviteit ten goede komt. Door te kiezen voor een goede balans tussen werk en rust, levert rust nemen per saldo tijd op en voorkom je stress-verschijnselen.

Veel mensen werken aan meerdere taken per dag. Een goede planning zorgt ervoor dat de werkzaamheden elkaar chronologisch opvolgen. Dus niet aan een andere taak beginnen voordat de taak waar ik mee bezig ben is afgerond. Dit lukt waarschijnlijk niet altijd, maar je kunt er in ieder geval naar streven. 

Door goed te plannen is het mogelijk om tussen twee taken in een periode van rust aan te brengen. Even helemaal niets. De voorwaarden hiervoor zijn:

  • telefoon uit
  • weg van de computer
  • het werk laten liggen tot later
  • een plek zonder mensen opzoeken

De neiging om tijdens het rustmoment alvast vooruit te gaan denken is groot. Bijvoorbeeld over de taak die op je ligt te wachten. Dit los je als volgt op:

  • schrijf de gedachte die je te binnen schiet op in een korte notitie.
  • zeg vriendelijk tegen jezelf dat nu niet het moment is om na te denken over werk.

De tijd die nodig is om rust te nemen is voor ieder mens en in iedere situatie verschillend. Soms is 5 minuten voldoende, een andere keer heb je een complete vakantie nodig. Het is belangrijk dat er balans is tussen werk en rust. Alleen dan levert het tijd op.